Kegiatan Sosialisasi dan Bimtek Pengelolaan Arsip Aset

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. ( UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ).

Pengelolaan arsip/dokumen penting milik daerah kerap kali kurang ditangani secara maksimal, baik karena keterbatasan dan kurangnya keahlian tenaga pengelola maupun tempat penyimpanan. Padahal arsip merupakan sebuah aset yang sangat berharga, sebagai akuntabilitas instansi yang perlu dikelola dengan benar untuk membantu daerah dalam pelaksanaan pengelolaan arsip khususnya arsip aset.

Tantangan terberat tiap daerah adalah pengelolaan arsip/dokumennya. Hal ini dikarenakan realita dilapangan yaitu pelimpahan kewenangan aset pemerintah tidak diikuti dengan ketertiban administrasinya. Tidak dapat dipungkiri hal ini kerap terjadi di Lingkup Pemerintah Kota Kupang.

Terkait dengan arsip/dokumen aset daerah dewasa ini, keberadaannya selalu menjadi sorotan dalam kaitannya dengan pencapaian predikat Wajar Tanpa Pengecualian pada APBD, berdasarkan hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Penyebab kegagalan perolehan WTP ini antara lain disebabkan adanya permasalahan pengelolaan arsip aset yang merupakan sumber bukti informasi yang sangat penting dalam menunjang pelaksanaan administrasi. Apabila pengelolaan aset tidak dilakukan secara terpadu antara barang dan arsip atau dokumen bukti kepemilikannya, maka hal ini menjadi bukti ketidakmampuan pemerintah dalam mengelola serta melindungi aset negara maupun daerah, akibatnya akan muncul antipati masyarakat, berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah dan ancaman kegagalan good governance.

Guna menjawab persoalan dan tantangan yang ada, merupakan tanggung jawab dan upaya Pemerintah dalam hal ini Kantor Arsip dan Dokumentasi Daerah Kota Kupang sebagai Lembaga Kearsipan daerah yang membantu Walikota Kupang dalam penyelenggaraan Kearsipan di Kota Kupang wajib melaksanakan Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi melalui Kegiatan Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan dan Bimtek Arsip Aset Daerah Bagi Pengelola Arsip SKPD Lingkup Pemerintah Kota Kupang.

  1. Meningkatkan pemahaman Pemerintah dalam hal ini Pimpinan SKPD Lingkup Perintah Kota Kupang akan pentingnya mengelola arsip/ dokumen aset daerah secara baik dan benar;
  2. Meningkatkan kehandalan dan profesionalisme dari pengelola arsip di SKPD;
  3. Membantu Daerah dalam pelaksanaan pengelolaan arsip/ dokumen, khususnya arsip aset dan memberikan kontribusi bagi peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan sebagai acuan serta kerangka bagi penyelenggaraan kearsipan nasional sehingga mampu mengoptimalkan peran arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan memori kolektif daerah;
  4. Meningkatkan kualitas pelayanan informasi kearsipan di SKPD masing-masing.

Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari mulai tanggal 17 sampai dengan 19 Maret 2015 dengan lokasi kegiatan bertempat di Aula SMK. Negeri 3 Kupang-Nusa Tenggara Timur. Menghadirkan Narasumber adalah Pejabat dan Arsiparis dari Arsip Nasioanal Republik Indonesia ( ANRI ) – Jakarta. Amieka Hasraf, MM ( Direktur Kearsipan Daerah I ANRI) dan Langgeng Prasetyo B, M. Hum ( Arsiparis Madya).