Tugas Pokok dan Fungsi

Tupoksi

Mengacu pada Peraturan Daerah Kota Kupang nomor 07 Tahun 2008 tentang organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Inspektorat dan Lembaga Teknis Daerah Kota Kupang, maka tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Dokumentasi Daerah Kota Kupang adalah sebagai berikut :


  1. Tugas pokok :

melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di   bidang arsip dan dokumentasi.

  1. Fungsi :

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Kantor Arsip dan Dokumentasi mempunyai fungsi (pasal 15) :

  1. Perumusan dan kebijakan teknis di bidang kearsipan dan dokumentasi;
  2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kearsipan dan dokumentasi.
  3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan dan dokumentasi;
  4. Pelaksanaan administrasi ketatausahaaan yang meliputi urusan umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pelaporan.
  5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota dibidang arsip dan dokumentasi.
    1. System, Prosedur, Mekanisme                                                                                                                                 1. Kepala Kantor
  • Kepala Kantor mempunyai tugas Mengkoordinasikan penyusunan rencana/program kerja Kantor Arsip dan Dokumentasi Daerah Kota Kupang dengan memberi petunjuk dan arahan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
  • Merumuskan kebijakan teknis di bidang Arsip dan Dokumenatsi
  • Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang arsip dan dokumentasi
  • Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya berdasarkan ketentuan yang berlaku
  • melakukan pembinaan dan pengembangan pegawai agar bawahan mampu melaksanakan tugas jabatan sesuai ketentuan yang berlaku
  • menyelia pelaksanan tugas bawahan agar tugas- tugas dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku dan terwujudnya efektifitas dan efisiensi organisasi
  • Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kinerja bawahan berdasarkan rencana dan realisasi sebagai dasar kebijakan selanjutnya
  • Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada walikota Kupang melalui sekretaris daerah sebagai wujud pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
  • Melaksanakan tugas- tugas kedinasan lain yang diberikan atasan
    1. Subag Tata Usaha

Subag Tata Usaha mempunyai tugas:

  • Menyusun rencana dan program tahunan sub bagian tat usaha sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
  • Membagi tugas dan memberi arahan kepada JFU/staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas sesuai dengan bidangnya
  • mengkoordinasikan JFU/Staf sehingga dalam pelaksanaan terjalin kerjasama yang baik
  • Menyelia pelaksanaan tugas JFU/staf agar bekerja sesuai dengan ketentuian yang telah berlaku agar hasil yang dicapai sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan
  • Mengevaluasi pelaksanaan tugas JFU/staf sebagai bahan pembinaan karier
  • Menilai prestasi kerja JFU/staf untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya
  • Menyusun   petunjuk pelaksanaan kegiatan ketatausahaan pada kantor Arsip dan Dokumentasi daerah Kota Kupang
  • Memberikan layanan teknis di bidang ketatausahaan pada Arsip dan Dokumentasi daerah Kota Kupang
  • Menyusun laporan kesekretariatan sesuai hasil yang telah dicapai sebagi pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
  • Melaksanakan tugas- tugas kedinasan lain yang diberikan atasan
  1. Kepala Seksi Dokumentasi

Kepala Seksi Dokumentasi mempunyai tugas :

  • Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan seksi dokumentasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan atau JFU di lingkungan seksi dokumentasi dengan memberikan arahan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Memberikan petunjuk kepada bawahan atau JFU di lingkungan seksi dokumentasi agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas
  • Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan seksi dokumentasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna penyempurnaan lebih lanjut
  • Menyusun petunjuk teknis kegiatan dokumentasi
  • Melaksanakan kegiatan-kegiatan teknis seksi dokumentasi
  • Menelaah peraturn perundang-undangan di bidang dokumentasi
  • Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip dokumen dan surat yang berkaitan dengan tugas seksi dokumentasi
  • Menyusun laporan bulanan, triwulan, tahunan dan laporan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya pada seksi dokumentasi berdasarkan sumber data dan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan
  • Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan secara lisan maupun tertulis untuk elancaran pelaksanaan tugas
    1. Kepala Seksi Arsip Statis

Kepala Seksi Arsip Statis mempunyai tugas

  • Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan seksi pengelolaan arsip statis untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan /JFU di lingkungan seksi pengelolaan arsip statis dengan memberikan arahan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing- masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Memberikan petunjuk kepada bawahan /JFU di lingkungan seksi pengelolaan arsip statis agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketetntuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas
  • memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan seksi pengelolaan arsip statis untuk menemukan kesalahan guna penyempurnaan lebih lanjut
  • menyusun petunjuk teknis kegiatan pengelolaan arsip statis
  • Melaksanakan kegiatan -kegiatan teknis seksi pengelolaan arsip statis
  • Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip dokumen dan surat yang berkaitan dengan tugas seksi pengelolaan arsip statis
  • Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan dan laporan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya pada seksi pengelolaan arsip statis berdasarkan sumber data dan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan.
  • Melaksanakan tugas- tugas kedinasan lain yang diberikan atasan
  • 5. Kepala Seksi Arsip Inaktif

Kepala Seksi Arsip Inaktif mempunyai tugas

  • Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan seksi pengelolaan arsip inaktif untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan /JFU di lingkungan seksi pengelolaan arsip inaktif dengan memberikan arahan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing- masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas
  • Memberikan petunjuk kepada bawahan /JFU di lingkungan seksi pengelolaan arsip inaktif agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketetntuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas
  • memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan seksi pengelolaan arsip inaktif untuk menemukan kesalahan guna penyempurnaan lebih lanjut
  • menyusun petunjuk teknis kegiatan pengelolaan arsip inaktif
  • Melaksanakan kegiatan -kegiatan teknis seksi pengelolaan arsip inaktif
  • Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip dokumen dan surat yang berkaitan dengan tugas seksi pengelolaan arsip inaktif
  • Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan dan laporan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya pada seksi pengelolaan arsip inaktif berdasarkan sumber data dan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan
  • Melaksanakan tugas- tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s